Системы электронного документооборота

[John Galt]

У кого есть опыт эксплуатации/работы  - одной или опыт сравнения нескольких систем? Поделитесь впечатлениями.

В частности интересуют Евфрат, Тезис, Directum... 

Статьи в инете мельком прочел, но каждый хвалит свою систему, "выпячивая" достоинства и затеня недостатки.

 

Сам сталкивался по работе вживую только с  Докс вижн - оттуда первое условие - возможность без "специалистов" создавать в графическом режиме маршрут документов - конторы в которых люди интерсуются возможностью внедрения невелики - от 40 до 100 человек и чем более "доступным" будет интерфейс СЭД тем лучше - чем проще ее настраивать - без навыков програмирования - тем лучше. 

 

И еще вопрос - какой функционал реально более востребован? Функций у продуктов бывает много но видимо в повседнейвной жизни чем то пользуются чаще а чем то реже - на что стоит обращать первостепенное внимание?

Спасибо!

[P_D_Zilla]

у нас полусамописное на базе 1С.

внедряю поэтапно. пока что занесены все договора туда. новые договора согласуются там. так же доп. документы (ТЗ, допники, спеки) там.

на базе другой проги, согласуем всякие акты по ГПХ, выкладываем на оплату счета. делаем корректировки бюджета. ознакамливаем с приказами.

[gutkiy]

У нас Дело от ЭОС. Ознакомление, согласование документов, документо оборот по стране. Глобальная и дорогая хрень. Для не больших компаний, наверное лучше что нибудь попроще, иностранное и подешевле.

[den]

У нас самописное, взаимодействие с 1С так нормально и не наладили, нет соответствующего специалиста. Пытались внедрить Элму, еще до меня, но говорят это одни траблы, потратили кучу денег и забили.

[incognito]

 

 

конторы в которых люди интерсуются возможностью внедрения невелики - от 40 до 100 человек и чем более "доступным" будет интерфейс СЭД тем лучше - чем проще ее настраивать - без навыков програмирования - тем лучше

1. Интересуются - кто и в каком смысле? Интересуется топ-менеджмент, потому что ему понравились все эти слова про автоматизацию, оптимизацию, эффективность и прочее? Это все так, но до того момента, пока это действительно наступит, пройдет немало времени и прольется немало пота. Причем, надо учитывать, что многим пользователям переход на СЭД придется не по душе.

2. Без навыков я бы не советовал за это браться. В процессе придется решать множество внезапных, и на начальном этапе не очевидных задач, что может закончиться закономерным фейлом.

3. Не факт, что в итоге после внедрения будет лучше и удобнее, чем сейчас. Хотя сейчас может казаться наоборот.

4. Как будет решаться вопрос с лицензированием? Руководство компании в курсе предстоящих затрат?

5. Компании на 40-100 человек действительно нужен СЭД?

 

 

 

И еще вопрос - какой функционал реально более востребован?

В смысле? Какой функционал востребован - это тебе должен сказать заказчик, а в идеале - составить ТЗ. Если не будет ТЗ, то тот несчастный, кто возьмется за реализацию этого проекта еще много раз пожалеет о проявленном безрассудстве. Если это все обсуждается на уровне "Ээээ.... нуууу... это...", или заказчик не знает чего хочет, то см. п.5 чуть выше.

[John Galt]

1.На самом деле пока действительно интерсуются - именно владелец компании, отчасти кто то нахваливает, отчасти что то где-то слышал, и отчего то хочет - есть с десяток идущих паралельно проектов - каждый длится порядка 2 лет - отслеживать их чертовски проблематично - есть надежда что фукционал СЭД  может решить проблему контроля/своевремнного исполнения - и мнение персонала в этом случае хозяина волнует в последнюю очередь.

2. я браться не собираюсь, пока - там админ есть, меня попросили посмотреть что есть на рынке и подготовить информацию что СЭД могут, что это стоит ...собираю

3. сейчас - это полный хаос, который в кризисных условиях может стоить компании очень дорого, то что прощалось год назад, сейчас неприемлимо, а контролировать все и всех сейчас не получается. да сейчас в этом видется некий свет в конце тоннеля

4.сейчас по лицензиям смотрю, что чего почем. но что то мне подсказывет что покупка лицензий это не итоговая цифра затрат лицензия на 1 клиента в районе 7000р и серверная часть порядка 20-30 т.р. смущает стоимость обучения пользовтелей и админа тоже от 5 т.р за/ед если брать 20 человек то получается порядка 150-170 т.р. ну 200 если обучать админа и еще кого то. Стоит ли ожидать еще серьезных трат? каких? 

5. Знаешь как с детьми в магазине игрушек - сейчас кажется что нужно, а завтра глядишь будет валяться среди других "нужных":) если это привнесет элемент порядка - то эти затраты окупятся, и принесут мир и спокойствие в душу хозяина

6. тз нет и не будет - это для России  характерно,  есть направления деятельности где есть проблемы и их надо бы решить, не больше и не меньше.

Короче сижу изучаю, если есть еще информация за/против и вообще по теме - с удовольствием выслушаю ваше мнение.

[gutkiy]

тз нет и не будет - это для России характерно

Вот это ты зря, приличные конторы без ТЗ и задания на проектирования, не пристапают к работе, ибо и заказчик и исполнитель все свои требования и отчётность о выполнении сводят к требованиям указанным в ТЗ. При чем задание на проектирование а иногда и ТЗ делается заказчиком, и уже из ходя из них проводится конкурс среди возможных исполнителей. Кстати бывают случаи и не редко, что в роли человека пишущего ЗнП и ТЗ, и исполнителя, выступают одни и тебе сотрудники компании, и эти два документа и нужны для того чтобы согласовать и уточнить все требования к проекту. Иногда компания требует строго соблюдения ЕСКД, иногда не строгого, а некоторых случаях достаточно корректно сформулированных требованиях подписанных обеими сторонами.

В моей конторе все проекты даже те которые реализуются самостоятельно проходят эти стадии, а дальше либо новый проект, либо изменения к существующему.

Изменено 24 декабря, 2014 пользователем gutkiy

[John Galt]

То что тз это правильный путь я понимаю. Но пока у меня и того админа которому это все предстоит пройти нет понимания что нужно/важно а что просто наворот рекламный. тз адекватного не будет- поэтому я тут и вообще в инете ищу мнения тех кто с этим работает. Жду мнений по поводу имеющихся на рынке СЭД, боюсь делать что то свое некому.

[incognito]

сейчас - это полный хаос, который в кризисных условиях может стоить компании очень дорого

Полный хаос начнется, когда вы начнете интегрировать СЭД в существующую инфраструктуру, мигрировать в него данные из существующих на данный момент систем, и попутно пытаться объяснить пользователям, что "теперь у нас вот так".

 

@John Galt, на данный момент, судя по сказанному тобой, ваша концепция сводится к "Нуууу, мы хотим внедрить СЭД. Мы слышали, что это эффективно." Скажу честно, как сертифицированный специалист Lotus Notes/Domino и MS Sharepoint - с таким подходом вы наломаете дров, наступите на тысячи граблей и уже на середине пути самой частой вашей мыслью будет "Бл****, зачем мы вписались в это". При условии принципиального отказа от ТЗ и отсутствия четко обозначенных требований к системе вы будете долго и мучительно рожать решение, которое в конце концов возможно устроит все заинтересованные стороны. Люди, которым придется работать в переходный период одновременно с существующими системами и с новоиспеченным СЭДом в процессе допиливания - проклянут и будут называть разными словами того, кто это все затеял. Поверь мне, я неоднократно видел результаты таких внедрений, и сам был таким сисадмином, архитектором и интегратором в одном лице, и когда я вспоминаю все это мне становится смешно.

 

Собственно, я тебя не отговариваю. Если не пробовать, то и опыту будет взяться неоткуда, просто считаю должным предупредить о том, что скорее всего из этого выйдет. Если уж так хочется попробовать, то вот тебе примерный план в самых общих чертах:

 

1. Хотя бы примерно определиться с общей концепцией, задачами и необходимым функционалом.

2. Долго, очень долго курить интернеты и профильные форумы.

3. Ни в коем случае не останавливаться сразу на какой-то одной системе только на основе теоретических представлений о ней. В результате должен сформироваться круг из 2-3 наиболее подходящих систем-кандидатов.

4. Разработать план внедрения. Хотя бы в общих чертах. ОЧЕНЬ, очень желательно. 

5. Найти и скачать выбранные системы (вопросы лицензионности на данном этапе, разумеется, опустим), попытаться развернуть.

6. Согласовать с руководством создание группы тестирования из нескольких пользователей, которым придется с этим работать. Не тестировать функционал вдвоем с сисадмином за пивком, нет.

7. Произвести первоначальные настройки.

8. Попытаться смигрировать существующие данные в СЭД, либо интегрировать его в существующую инфраструктуру. 

9. На основе той системы, в которой предыдущий пункт удастся наиболее полно (если вообще удастся) попытаться совместно с группой тестирования выстроить структуру в общих чертах.

10. Совместно с группой тестирования разработать план тестирования. Да, это обязательно. Нет, без этого нельзя. 

11. Тестировать, тестировать, тестировать. Производить настройки, допиливать, вылавливать баги. Выстраивать структуру.

Собственно, пока этого более чем достаточно.

 

Да, забыл самое главное. Разумеется, все описанное относится к тестовой эксплуатации. Ни о каком продакшене в таком режиме не может идти и речи. Только тогда, когда по результатам всех описанных пунктов вы определите наиболее подходящую для вас систему, выловите 99% всех подводных граблей, решите все возникшие технические проблемы, группа тестирования представит результаты тестирования руководству, и оно сделает вывод, что оно вам действительно надо - вот тогда можно будет попытаться перевести систему из тестового режима в боевой, с лицензированием АРМов и серверов, обучением администратора, пользователей, и т.д.

[den]

 

 

1.На самом деле пока действительно интерсуются - именно владелец компании, отчасти кто то нахваливает, отчасти что то где-то слышал, и отчего то хочет - есть с десяток идущих паралельно проектов - каждый длится порядка 2 лет - отслеживать их чертовски проблематично - есть надежда что фукционал СЭД  может решить проблему контроля/своевремнного исполнения - и мнение персонала в этом случае хозяина волнует в последнюю очередь.

А что за проекты то? А то может этот, Redmine? Он хоть бесплатный

 

 

 

4.сейчас по лицензиям смотрю, что чего почем. но что то мне подсказывет что покупка лицензий это не итоговая цифра затрат лицензия на 1 клиента в районе 7000р и серверная часть порядка 20-30 т.р. смущает стоимость обучения пользовтелей и админа тоже от 5 т.р за/ед если брать 20 человек то получается порядка 150-170 т.р. ну 200 если обучать админа и еще кого то. Стоит ли ожидать еще серьезных трат? каких? 

Умножай на два, не стесняйся. И молись, чтобы помноженной суммы хватило. Затраты будут на допиливание полученного чуда в течение нескольких лет. И лицензии, лицензии, лицензии...